Une salle qui semble convenir en photo peut demander une autre disposition le jour de la réunion. Avant de réserver, envoyez un programme court. L’équipe pourra alors dire ce qui est possible au lieu de deviner vos besoins.

Combien de personnes, et pour faire quoi ?

Précisez l’effectif, le type de rencontre et les horaires. Une présentation, une formation et une discussion autour d’une table n’occupent pas l’espace de la même façon. Demandez quelle disposition est possible pour votre groupe et si elle peut être prête avant votre arrivée.

Quels équipements sont indispensables ?

Listez seulement ce qui conditionne la séance : écran, projection, prises, connexion, sonorisation ou tableau. Ne partez pas du principe qu’un équipement aperçu sur une photo sera inclus. Demandez ce qui est disponible à votre date et ce qui doit être apporté par votre équipe.

Les pauses font partie du programme

Indiquez les heures de pause, le besoin éventuel d’eau, de café ou d’un repas. Si des participants passent la nuit à Matadi, ajoutez le nombre de chambres ou appartements souhaités et la répartition. Une seule demande complète facilite la coordination.

Un exemple de message

« Bonjour, nous préparons une réunion le [date], de [heure] à [heure], pour [nombre] personnes. Nous aurons besoin de [disposition] et de [équipements]. Pouvez-vous confirmer la salle disponible, les possibilités de pause, les conditions et, si nécessaire, l’hébergement ? » Vous pouvez l’envoyer depuis la page Entreprises & groupes. Pour le volet nuitées, consultez aussi la préparation d’un séjour d’équipe.